ビジネスにおけるメールでのコミュニケーションは、友人とのやり取りとは全く異なります。相手に伝えたいポイントをおさえつつ、失礼の無い、マナーを守った形式を意識しなければなりません。
メールは、文面でのコミュニケーションであるが故に、相手に予期せぬ誤解を与える可能性もあります。そのようなトラブルを防ぐためにも、失礼のない社会人マナーを覚えるべきです。宛先、宛名、件名、添付ファイル、本文、署名について、注意しなければならないポイントや利用したいテンプレートを紹介します。
ビジネスメールでは、テンプレートに沿って作成するのが一番簡単で間違いが起きません。
こういった文章のテンプレートが欲しい方は、コピペで使えるようにまとめてある例文集をぜひダウンロードしてみてください。
シチュエーション別メールの定型文
説明なんていらない！今すぐテンプレートを何かほしい！って方どうぞ。
ビジネスメールはシチュエーションによってメールの形が大きく変わることがあります。
メールの定型文をご紹介しますのでご確認ください。
1. お礼のビジネスメールの定型文
- 件名
- △△の打ち合わせのお礼
- 本文
- 株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。この度は、お忙しい中、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。
この度△△について〇〇様から詳しくお話をお伺いすることができ、大変参考になりました。 打ち合わせの中でいただいたご要望やご意見をまとめて、さらに△△の製品制度を高めていく所存でございます。また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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2. 依頼のビジネスメールの定型文
- 件名
- 【資料作成のお願い】△△案件の提案資料（〇〇社 山田）
- 本文
- 株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。先日の打ち合わせではお世話になりました。
早速ですが、◯◯様がご提案いただいた△△の件につきまして、提案資料を作成していただきたくお願いいたします。ご多忙の中、大変恐縮ではございますが、どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○—————————————–
3. お詫びのビジネスメールの定型文
- 件名
- 【お詫び】△月△日△△：△△に送信いたしましたメールについて
- 本文
- 株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇､営業部の山田太郎でございます。△月△日△△：△△に送信いたしましたメールの内容に関しまして、一部表記に誤りがございました。
なお、正しい内容のメールを「〇〇〇の打ち合わせについて」という件名で再送させていただきました。
この度は、こちらの不手際で混乱を招いてしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です。
どうか今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。—————————————–
株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○—————————————–
4. 催促のビジネスメールの定型文
- 件名
- 商品サンプルの件について
- 本文
- 株式会社〇〇 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の山田です。先日メールにてお願いしておりました△△の商品サンプルの件についてですが、
その後の進捗は、いかがでしょうか。
当サンプルが必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。また、本メールと行き違いでご連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、お取り計らいの程、何卒よろしくお願いいたします。—————————————–
株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○—————————————–
５．アポイント依頼
▼件名
商品提案についてご面会のお願い
▼宛名
株式会社△△企画 ××××様（xxxx-yyyy@zzz.co.jp）
▼本文
株式会社△△企画 総務部 総務課
×××× 様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の原田です。
先日はお忙しい中弊社までお越しいただきまして、
誠にありがとうございました。
ご依頼いただきました商品提案の資料がご用意できました。
つきましては詳細についてご説明させていただきたいのですが、
お打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
今週でしたら以下の日程で伺うことが可能です。
＜候補日＞
・〇月〇日（〇） 15：30～18：00
・〇月〇日（〇） 10：00～12：00、または14：00～17：30
・〇月〇日（〇） 10：30～15：00
××様のご都合をご返信いただけますと幸いです。
お忙しいところ誠に恐縮ですが、
ぜひご検討のほどよろしくお願いいたします。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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６．見積依頼
▼件名
【お願い】商品のお見積りについて
▼宛名
株式会社△△企画 ××××様（xxxx-yyyy@zzz.co.jp）
▼本文
株式会社△△企画 総務部 総務課
×××× 様
いつもお世話になっております。
株式会社●●の原田です。
早速ですが、弊社では現在貴社の会計ソフト〇〇の導入を検討しております。
つきましては以下の内容でお見積りをお願いしたく存じます。
＜見積書について＞
・会計ソフト〇〇 Ver.15
・アカウント数：70
・宛名：株式会社△△
ソフト導入に関する会議が〇月〇日（〇）に行われますので、
会議前日の〇日（〇）までに見積書をお送りいただくことは可能でしょうか。
難しい場合はお知らせいただけると幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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７・登壇の依頼
▼件名
【お願い】○○講演講師のご依頼について
▼宛名
株式会社△△企画 ××××様（xxxx-yyyy@zzz.co.jp）
▼本文
××先生
はじめてご連絡させていただきます。
株式会社△△の原田と申します。
先日○○新聞にて××先生の記事を拝見し、
ぜひ○月○日（〇）に開かれる○○講演会に参加していただきたく、
ご連絡いたしました。
○○講演会は○○について研究を行っている方々に
登壇していただいている講演会で、今回で20回目を迎えます。
今までに、○○先生、××先生などが登壇しております。
―――――以下詳細―――――
第20回○○講演会
日時：○月○日（〇）〇：〇～
場所：○○
お礼：\○○
――――――――――――――
ご検討いただけましたら幸いです。
もし、ご不明な点がございましたら、
お気軽にご連絡ください。
お忙しいとは思いますが、ご検討いただけましたら幸いです。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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９・資料送付のお願い
▼件名
【お願い】○○〇〇の資料送付について
▼宛名
株式会社△△企画 ××××様（xxxx-yyyy@zzz.co.jp）
▼本文
株式会社△△企画 総務部 総務課
×××× 様
はじめてご連絡させていただきます。
株式会社〇〇システムズの原田と申します。
さて、〇月〇日（〇）に開かれました
△△セミナーで
御社製品の「○○○○」を拝見いたしました。
御社では○○○の制作を行っておりまして、
ぜひ、購入を検討したいと考えております。
つきましては、製品の資料などがございましたら、
お送りいただきたくお願い申し上げます。
来週〇日（〇）に弊社の会議にて検討したいと考えておりますので、
それまでに送っていただくことは可能でしょうか。
難しければ、ご連絡いただければ幸いです。
ご多用中、お手数おかけしてしまい大変恐縮ですが、
よろしくお願いいたします。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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外伝|お礼のビジネスメールは感謝が大事
お礼のビジネスメールでは、まず相手が忙しいなか対応してくれたことに感謝すること！
その上で、今後の仕事の意気込みや決意を書き添えてやる気をしっかりアピールすると好印象です。
１０．お礼のビジネスメールの例文
○○会社営業部 部長
××様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の田中です。
このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。
貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。
今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、
製品精度を高めていく所存です。
また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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依頼のビジネスメールは依頼内容を簡潔に
依頼のビジネスメールを書く際にも、お忙しいなかわざわざ対応してもらうことに対する敬意を示すことが大切です。
大事なことは「依頼の具体的な内容を簡潔にわかりやすく」再確認すること。
行き違いが起こらないように、メールを書き終えたら第3者の目線で読み返してみましょう。
１１．依頼のビジネスメールの例文
お世話になっております。
株式会社○○の田中太郎と申します。
このたび、御社のホームページを拝見し、
掲載されている「○○○」につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しいなか大変恐縮ですが、
関連する資料を以下の住所までお送りいただけますでしょうか。
お忙しいなか大変恐縮ですが、 何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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お詫びのビジネスメールは迅速かつ丁寧に
何かミスがあった際には迅速に対応することが大切。
犯したミスに対する謝罪と、今後同じようなミスをしない心構えを見せると誠実な印象を与えることもできます。
１３．お詫びのビジネスメールの例文
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。
△月△日付けでご送付いたしました○○のファイルに関しまして
一部表記に誤りがございました。
大変申し訳ございません。
つきましては、修正したファイルを再送させていただきます。
ご査収くださいますようお願い申し上げます。
今後はこのようなミスが無いよう、 細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。
どうか今後とも変わらぬ ご指導のほどよろしくお願い申し上げます。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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催促のビジネスメールは責める口調にならないように注意
ビジネスを円滑に進めるためには、ときに先方に催促するメールを送る場面も出てきます。
焦っているからといって責めるような口調で書いてしまっては、相手との関係を損ないかねません。
「その後作業の進捗はいかがでしょうか」「○○はご確認いただけましたでしょうか」など相手を思いやるやんわりとした表現を使いましょう。
１４．催促のビジネスメールの例文
いつもお世話になっております。
株式会社○○の田中太郎でございます。
○月○日にメールでお願いしておりました△△についてですが、
その後の進捗はいかがでしょうか。
当資料が必要となる会議が今週金曜日と迫っているため、
本日15時までにご送付をお願いできますでしょうか。
お忙しいなか恐縮ですが、 どうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△
□□部○○課 面白田 小物
Mail: aaa_@co.jp
Tel:○○-○○-○○
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まとめ
はじめのうちはビジネスメール特有の書き方に戸惑うことは多いと思います。
ですが、この記事でまとめたポイントをおさえて何度か送っていると、すぐに慣れて迷うことが少なくなるのは間違いありません。
簡潔にまとめることやできるだけ早く返信することなど、忙しい社会人であれば「自分に届くビジネスメールがこうだったら確かに助かる」と実感できることが多いはず！
相手との関係性でも内容は変わるので、仲がいい人であればある程度の礼儀だけは大事にもう少しフランクに返してもいいかもしれません。
あくまで基本の「き」なのを意識して対応していきましょう(*'▽')